PRESENTACIÓN
Tengo el agrado de ofrecer a Usted el sistema informático para control de nóminas ROLES 1.0+, el cual es un conjunto de programas elaborados y diseñados para controlar el área de personal de una empresa comercial con leyes actuales del Gobierno Ecuatoriano, con garantía y soporte nacional (vía Internet), desarrollado con tecnología de 32 Bits.
El sistema ROLES 1.0+ es un paquete desarrollado para administrar procesos concernientes a la administración del personal de una empresa comercial o cualquier institución privada, todos los procesos van integrados a Roles de Pago, que pueden ser impresos en formato quincenal o mensual.
ROLES 1.0+ es un sistema multiempresa y multilocal. Esto es beneficioso, ya que Usted puede llevar en forma independiente los Roles de la empresa cada año en forma totalmente independiente y de todos los locales que posea, desde un solo sistema (un solo computador). Este quiere decir que por cada año crearía una empresa tomando como código el año actual y llevaría toda la información concerniente del año respectivo. Cuando llegare el siguiente año, crearía una nueva empresa con el nuevo año como código para llevar la nueva información; y así sucesivamente. Ahora si Usted posee algunas empresas comerciales de su propiedad, y desea instalar el sistema de Roles para administrar la nómina en cada una de ellas, entonces necesitaría una licencia por cada una de ellas para llevar ROLES 1.0+.
ROLES 1.0+ es un sistema bloqueado a nivel de usuario, esto quiere decir que Usted, puede elegir qué funciones puede usar un determinado usuario y cuales no puede usar, parametrizando para ello al programa por cada usuario del mismo.
ROLES 1.0+ posee diferentes claves de acceso para asegurar la integridad de la información y la seguridad de los datos que son administrados por las diferentes transacciones.
Es la mejor herramienta de trabajo diseñado como ayuda idónea para el contador de la empresa. Todo es automático, lo único que Usted debe hacer es ingresar los datos respectivos y el resto lo hace el sistema ROLES 1.0+.
En las siguientes páginas muestro un extracto del manual del sistema, el cual está escrito en formato PDF. No voy a mostrar todas las funciones que realiza el sistema, solo unas pocas, para que le den una idea de cómo funciona y opera el sistema.
El menú de opciones del sistema se encuentra estructurado en la siguiente forma:
- CATÁLOGOS: Mediante el mismo se ingresa toda la información que el sistema necesita para funcionar. Son las tablas de información básica para el sistema. Esto es lo primero que debe ingresarse al sistema.
OPERACIONES: Son las transacciones que ROLES 1.0+ puede administrar.
- REPORTES: Como su nombre lo indica, permite imprimir todos los reportes que el sistema emite.
- VENTANAS Y OBJETOS: Control de ventanas y objetos del sistema. Para rotar entre ventanas cuando oculta una ventana tras de otra, cerrar cualquier ventana activa que tenga en este momento o forzar a cerrar todas las ventanas del sistema.
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- TEXTO: Para copiar datos texto a la memoria temporal de Windows y luego mover la información a otra aplicación de Windows o inclusive a otro campo de texto del sistema.
- EMPRESA ACTIVA: Permite visualizar la empresa que se encuentra activa actualmente. La empresa para la cual se le realizan todas las transacciones del sistema, incluyendo la estadística respectiva.
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- UTILITARIOS: Son funciones informativas y de mantenimiento del sistema, a la vez que aquí se encuentra la opción para cerrar el sistema.
En el manual respectivo, se describen cada uno de los menús enunciados anteriormente en forma totalmente detallada. En los siguientes párrafos voy a mostrar ciertas secciones del manual para que le sirvan de guía del funcionamiento y operación del sistema ROLES 1.0+.
EMPRESAS
ROLES 1.0+ le permite llevar el control de los roles de diferentes empresas en un mismo computador. Esto quiere decir que si por ejemplo Usted es un contador, puede llevar en forma automática todas las contabilidades de sus clientes en su propia computadora en forma totalmente independiente dentro de la misma base de datos; pero si Usted es un empresario con múltiples empresas que funcionan en forma independiente con sus propios equipos de computación, entonces necesita una licencia por cada una de las empresas donde vaya a instalar este sistema. La licencia se instala por cada máquina en que se cargue este programa.
Esta función también se la puede usar para cargar roles diferentes por cada año fiscal, por ejemplo puedo crear una empresa con el código 2009 para llevar los roles del año 2009, 2010 para llevar los roles del 2010 y así sucesivamente; esto le permitirá mantener en línea los históricos de los roles de los diferentes años.
Al activar esta opción se le presenta el siguiente formulario.
LOCALES (SUCURSALES)
ROLES 1.0+ le permite además de llevar el control del personal por empresas, codificar el personal de diferentes locales (en caso de que fuera necesario).
Así, Usted podrá imprimir Roles de Pago para el personal de un local determinado o para todos los locales de la empresa activa.
Esta pantalla sirve para ingresar, en caso de ser necesario, la información de los diferentes locales que posee su empresa.
Recuerde que cuando se crea una nueva empresa con ROLES 1.0+, el sistema automáticamente crea el local de MATRIZ. Así Usted no tenga asignado los locales, al crear una empresa nueva con el sistema, se le crea el primer local 01 asignado como MATRIZ.
CADA PERSONAL que vaya a codificar en el sistema, debe pertenecer tanto a una determinada empresa como a un determinado local (inicialmente matriz).
MATERIAL QUE COMPRENDE EL SISTEMA
El Sistema ROLES 1.0+ comprende los programas objeto de instalación, bases de datos externas e internas, reportes, archivos gráficos, Licencia del Sistema, además de este Manual de Operación para usuario, escrito en formato PDF.
Todo esto va comprimido en el archivo instalador Setup_ROLES.exe el cual va grabado en el CD que se envía dentro del territorio nacional ecuatoriano, o se encuentra en una dirección URL de descarga en Internet que se envía a clientes que quieren descargarlo por esta vía, previo el pago del mismo.
PERSONAL
A manera de demostración voy a describir brevemente la opción para administrar la codificación del personal. Más detallado se encontrará en el manual PDF completo del sistema (más de ciento treinta páginas de información).
Mediante esta pantalla se codifica la información básica del personal que trabaja en la empresa. Los que se les va a llevar el control de los Roles de Pago.
Al activar esta opción se le presentará la siguiente ventana:
Como habrá notado ya, en la pantalla de este formulario solo, puede INGRESAR o CONSULTAR los registros. Esto es debido a que, la información que va controlar es el corazón del sistema: EL PERSONAL.
Entonces, las funciones de MODIFICAR o BORRAR información de personal, se encuentran en un formulario independiente (otra opción del sistema) con el objetivo de que la persona que vaya a MODIFICAR información del personal tenga los privilegios del usuario respectivos para que lo pueda hacer. Esté autorizada a efectuar estas opciones. Ya que la información que va en los campos del formulario son de uso delicado.
MODIFICACIÓN DE PERSONAL
Con esta opción Usted podrá actualizar datos confidenciales que no se mostraban en la pantalla de ingreso de personal, debido a que al ingresar un nuevo personal, no necesariamente se sabe toda la información necesaria que el empresario haya pactado con el nuevo empleado.
Pero una vez que sabe toda la información, entonces proceda a usar esta opción para actualizar los campos respectivos. Solamente el usuario que se le haya asignado el atributo de usar esta opción, podrá activarla. Por razones de seguridad, esta opción debería usarla una persona de confianza encargada de actualizar estos datos (por ejemplo, el jefe(a) de personal).
Al activar esta opción el sistema le muestra la siguiente pantalla:
Para lo cual debe digitar X la clave inicial del sistema. No olvide, una vez que haya aprendido a manejar correctamente el sistema, cambiar todas las claves del mismo, por motivos de seguridad de su información).
Una vez que pulse ENTER para continuar, se le presenta la siguiente pantalla:
Si previamente sabe el código del empleado al cual le va a actualizar sus datos, digite el código en el campo respectivo y luego pulse ENTER.
Si no lo recuerda, pulse la tecla F2 (O doble clic con el mouse) para asistencia, y se le presentará la siguiente ventana para que elija el registro.
Digite ya sea el primer apellido (en este caso a manera de ejemplo digité MEDINA) o el primer nombre del empleado y el sistema se posicionará en el primer registro que encuentre, mostrándole la siguiente ventana de selección:
Posicione el cursor en el registro que desea modificar y luego pulse la tecla ESC para seleccionarlo.
Si en la ventana actual desea realizar más búsquedas, pulse de nuevo la tecla F2 y el sistema le permitirá seleccionar un nuevo registro, sin salir de la pantalla actual, mostrándole la siguiente ventana de búsqueda.
Y así puede repetir este proceso las veces que Usted desee.
También puede realizar búsquedas posicionando desde el inicio de la tabla, en el campo respectivo a buscar la información y activando la opción Buscar, del menú TEXTO, tal como se muestra en la siguiente figura.
Al activar esta opción, el sistema le presenta la siguiente pantalla para que ingrese el dato que desee buscar desde la posición actual del cursor en el campo de búsqueda respectivo, hacia adelante, o hacia atrás, con palabra completa o incompleta, etc.
No se le permite reemplazar datos, solo buscar en los campos respectivos que desee.
Una vez seleccionado el registro, ROLES 1.0+ le muestra la información capturada al igual que se muestra en la siguiente figura.
Como ya habrá notado, en esta pantalla asoman nuevos campos que no habían estado al momento de codificar el personal, debido a que mediante esta pantalla parametriza totalmente al personal que va a trabajar en su empresa.
REPORTES DE PERSONAL
Algunos de los reportes que puede obtener sobre el personal están:
FECHA DE AFILIACIÓN: Reporte sirve para imprimir un listado del personal que se ha afiliado en un periodo determinado.
USUARIOS
Esta es la última tabla de datos básicos del menú de catálogos y sirve para codificar los diferentes usuarios que van a usar el sistema de ROLES 1.0+.
ATRIBUTOS
Cuando Usted crea un nuevo usuario al sistema pulsando el botón INGRESAR, el sistema asigna automáticamente todos los accesos a todas las opciones del sistema al nuevo usuario creado. Para eliminar los accesos que NO desea que pueda accesar el nuevo usuario, entonces pulse el botón ATRIBUTOS, para que pueda cambiar los niveles de acceso al sistema.
ROLES DE PAGO
Mediante esta opción Usted genera los roles de pago en forma automática. Al pulsar esta opción del menú de operaciones, se le muestra un submenú similar al mostrado en la siguiente figura:
El objetivo principal de este sistema es generar los Roles de pago del personal, como esta información es muy delicada, todas las opciones para INGRESAR, MODIFICAR, CONSULTAR, BORRAR son opciones bloqueadas a nivel de usuario. Solo la persona autorizada podrá manipular estas opciones.
INGRESAR
Sirve para generar los roles de pagos del personal marcado estable. Al pulsar la opción se le presenta la siguiente pantalla:
Inicialmente el campo EMPRESA mantiene el código de la empresa activa actualmente en el sistema, AÑO es el año actual de emisión, MES es el mes de emisión del rol y QUINCENA es la quincena 1 o 2, dependiendo de la fecha actual que desee emitir el rol.
ROLES 1.0+ emite los roles de pago en forma QUINCENAL pero los impresos pueden ser obtenidos en formato QUINCENAL o MENSUAL, dependiendo de cómo Usted cancele los haberes a sus empleados.
Al pulsar el botón INGRESAR, el sistema calcula automáticamente los ingresos y descuentos correspondiente a la quincena respectiva, por cada empleado activo que esté marcado como ESTABLE, en base de parámetros ingresados en el formulario personal respectivo del empleado.
Genera en forma automática CRÉDITOS o DEBITOS para contrarrestar (cancelar) los DEBITOS o CRÉDITOS efectuados en cartera en la quincena respectiva del rol.
Una vez generado el rol, se le muestra una pantalla similar a la siguiente figura:
En donde, inicialmente se les asigna quince días laborados y se muestran las horas suplementarias y horas extras previamente asignadas en el formulario respectivo del empleado (cuando se lo parametrizó en el sistema).
Si cualquiera de los campos: DÍAS LABORADOS (DÍAS), HORAS SUPLEMENTARIAS (H_SUP) o HORAS EXTRAS (H_EXT) tienen información que debe ser actualizada, entonces ponga el cursor encima del campo del registro respectivo y edite la información que desee, y luego pulse CTRL+W para grabar una vez que haya finalizado los cambios en la pantalla. Si desea eliminar un registro, puede pulsar la combinación de teclas CTRL+T para borrar el registro respectivo.
Pulse el botón EXAMINAR para visualizar una ventana con todos los campos calculados que generó el sistema, tal como vemos en la siguiente pantalla:
El Rol generado podemos imprimirlo en la opción respectiva del menú de reportes:
Sirven para imprimir el ROL DE PAGOS en formato MENSUAL del personal ESTABLE o EVENTUAL.
Al activar esta opción se le presenta la siguiente pantalla para que seleccione los parámetros adecuados para el reporte.
El reporte a imprimir puede ser de una sucursal determinada o de todas las sucursales y pueden incluir la columna de sobretiempo o no, tal como se ve en la pantalla anterior.
Una vez seleccionado los parámetros que desee, pulse IMPRIMIR para activar el reporte:
Al pulsar la opción PANTALLA, el sistema le presenta el reporte del Rol previamente generado con la función respectiva.
Dos formas de venta: monousuario (un solo equipo) o multiusuario (red LAN interna).
Para pedidos puede contactarme al correo electrónico: tuliomerino@yahoo.com
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Atentamente;
TULIO MERINO D.
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